Können die Einladungen verschickt werden, zeigt dies, dass die Planung der Party oder Feier im großen und ganzen abgeschlossen, den Datum, Ort und Zeit, sowie Motto der Party stehen zu diesem Zeitpunkt fest. Auch über die Anzahl der Gäste und welche es sein werden, besteht zum Zeitpunkt der Versendung der Einladungen Klarheit. Trotzdem muss man der Versendung von Einladungen, als Detail, besondere Aufmerksamkeit schenken. Denn nichts kann so zum Erfolg oder Flop einer Feier oder Party beitragen, als falsch informierte Gäste.
Für die Einladungen sollte man vorzugsweise Einladungskarten einsetzen. Mündliche Einladungen sind zwar schneller, doch bekommt der Gast eine Einladungskarte, wird er den Termin nicht verpassen und sich gut auf die Feier vorbereiten, da Einladungskarten genaue Hinweise enthalten, die bei mündlichen Einladungen vergessen werden könnten. Für Sie als Gastgeber bringen Einladungskarten Erleichterung in der Organisation der Party, denn anhand der vorhanden Einladungskarten können Sie prüfen, wer noch eingeladen werden muss, bzw. haben Sie die Gewissheit an alle gedacht zu haben. Noch ein kleiner Tipp für die organisatorische Gestaltung der Einladungskarte: Die Bestätigung über die Teilnahme können Sie auch als kleinen Zettel auf dem der Gast schriftlich bestätigt, in der Einladungskarte leicht fixieren. So haben Sie Gewissheit, wer tatsächlich kommt. Natürlich sollten Sie bei dieser Variante die Einladungskarten früh genug versenden, damit die Gäste rechtzeitig schriftlich antworten können.
Zum Schluss ein paar Tipps zur Gestaltung der Einladungskarten. Achten Sie auf ein einheitliches Layout, da dies Gästen vermittelt gleich behandelt zu werden. Bekommen einige besondere Karte andere nicht, hat dies eine negative psychologische Wirkung. Der Inhalt der Karte sollte persönlich ansprechen und ist die Zusammenfassung der Party, wo, wann und das Motto. Je besser formuliert, desto eher halten sich die Gäste ...